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櫻行政書士事務所

櫻行政書士事務所はお約束します

■個人情報の取得・利用目的

当事務所は業務上必要な範囲内で、かつ適法で公正な手段により個人情報を取得します。ご提供いただいた個人情報は事件処理に必要な範囲のみで利用します。
また、依頼者と利害が対立する相手方からの相談があった場合にもそれをお断りする為にお聞きするものです。

■個人情報の第三者への提供

  1. 当事務所は、依頼者の事前の同意がある場合その他個人情報保護法23条に定める場合を除き、個人情報を依頼者本人以外の第三者には提供しません。
  2. 依頼者がお亡くなりになった場合の相続人からの情報提供の申し出に対しては、受任事件の性格、提供を求められた情報、提供を求める理由、必要性等を十分に検討のうえ、提供の可否を決定します。

■個人情報の開示

  1. 当事務所は、保管する書類について、依頼者本人からの書類の開示または写しの交付の申し出に原則として応じます。
但し、当事務所において法令または行政書士の倫理上依頼者に開示できないと判断した情報については開示しないことがあります。
  2. 事件終了後の開示、謄写の申し出に対しては、当事務所は必要な費用を依頼者に請求させていただきます。

■書類・電子情報の管理

(1)書類の保管、返還、処分

  1. 事件関係書類は厳重に管理し、当事務所所属の行政書士・事務員以外の者に触れないように、最善の注意を払います。
  2. 事件終了後、書類は原則としてすべて依頼者にお返しいたします。
  3. 不要になった書類、誤って作成した文書は、シュレッダーにかけ裁断するか、専門業者に委託して焼却処理します。

(2)書類の送付

  1. 依頼者へ事件関係書類を郵送する場合は、依頼者が個人の場合は自宅へ、法人の場合は事務所へ、「櫻行政書士事務所」と記載した封筒にて送付します。但し、申し出があった場合は送付先または封筒を変更します。
  2. FAXを利用する場合は、送付先番号に十分注意し、ご指定の番号にお送ります。

(3)電子情報の管理

  1. データは、外部からのアクセスを禁止した事務所LAN上にあるファイルサーバーにて保管します。
  2. パソコンの事務所外への持ち出しを禁止します。また、事務職員の私有パソコンの業務への利用も禁止します。
  3. パソコンを処分する場合は、磁気ディスクの全データを消去後、専門会社に磁気ディスクの物理的破壊を委託します。
  4. 外部媒体を処分する場合は、物理的に破壊します。

■従業者及び委託先の管理

(1)事務所内

  1. 行政書士、事務員全員の守秘義務の徹底を図ります。
  2. 認識の陳腐化を防ぐ為に、少なくとも年に1回、行政書士・事務員全員参加の会議で事例研究または改善案の検討を行います。

(2)事務所外

  1. 書類処分会社、コンピューター環境管理者などの業務委託先とは秘密保持契約を締結するか、もしくは誓約書を提出させます。

■個人情報保護管理者

  1. 貴殿の個人情報保護については当事務所にて貴殿の案件を担当させていただく行政書士がその任を負います。
  2. 当事務所の個人情報保護管理者は当事務所の行政書士、櫻井正明です